SCAN-TO-MAIL
Ofis içinde veya kuruma bağlı ofislerde yazılı dokümanları mail eki halinde ulaştırılması amacı ile kullanılır.
● Özellikle ofisler arasında gönderilmesi gereken basılı dokümanlar mail halinde gittiğinden faks giderlerini azaltarak kuruma büyük bir finansal avantaj sağlar.
● Yazılı dokümanlar digital hale getirildiğinden dolayı dosyalama ve evrak takibinde büyük kolaylık yaratır.
● Gönderim yapılacak olan mail adresleri direk olarak LDAP server üzerinden aranarak bulunabilir. Bu özellik makinelerin adres kitaplarına tek tek adres girişini engellediğinden IT departmanına büyük kolaylık sağlar.
SCAN-TO-FOLDER
Ofis içinde veya kuruma bağlı ofislerde yazılı dokümanları mail eki halinde ulaştırılması amacı ile kullanılır.
● Kurum içindeki arşivlenmesi veya elektronik ortama aktarılması gereken her türlü her türlü yazılı dokümanı bilgisayar ortamına aktarılmasını sağlayarak fiziksel arşivleme alanlarından tasarruf sağlar.
● Kullanıcılara ayrı klasörler tanımlanıp, klasör hakları ayarlanarak kullanıcıların sadece görmeleri gereken dokümanları görmeleri sağlanabilir.
SCAN-TO-FTP
Ofis içinde veya kuruma bağlı ofislerde yazılı dokümanları mail eki halinde ulaştırılması amacı ile kullanılır.
● Bir çok kullanıcı tarafından paylaşılması gereken ve özellikle kullanıcıların bir çoğunun ofis dışında olduğu durumlarda, güvenlikli bir FTP sitesi üzerinden paylaşarak kullanıcıların çok kullanılan dokümanlara ofis dışından kolayca ulaşılmasını sağlar.
● Özellikle çok güncellenen tur listeleri, rezervasyonlar, fiyat listeleri gibi dokümanların aynı anda bir çok kişiye ulaştırılması konusunda çok yararlıdır.
FAX-TO-MAIL
● Gelen faksların basılmadan belirlenen bir mail adresine gönderilmesini sağlar.
● Örnek olarak mail serverda gelenfax@firmaadi.com şeklinde bir mail adresi tanımlanarak, tüm fakslar merkezi olarak takip edilebilir.
● Bu mail adresini kontrol eden(Genellikle Sekreterya) kişi mail ile gelen faks mesajını ilgili kişi veya kişilere ileterek faks trafiğini yönlendirebilir.
● Birden fazla ofisin olduğu durumlarda her ofis için ayrı mail adresleri tanımlanarak faks trafiği tek bir merkezde toplanabilir.
● Faksların basılmaması sağlanarak gereksiz dokümanların basılmasından dolayı oluşan baskı maliyetlerden tasarruf sağlar.
FAX-TO-FOLDER
● Gelen faksların network üzerinde belirlenen klasörlerde toplanarak merkezi bir yerden takibini sağlar.
● Gelen fakslar dosyalanma sırasında tarih, saat ve dosya numarası ile isimlendirildiğinden tarih ve saate göre kolayca bulunabilir.
● Elektronik olarak dosyalandığından, kağıt olarak kaybolma riski yoktur.
● Her gelen faks ile ilgili belirli bir mail adresine yeni bir faks geldiğine dair bir uyarı maili gider. Mail içerisinde hangi numaradan geldiği ve faksın dosyalandığı klasöre yönlendirme için bir link mevcuttur. Uyarıyı alan kişi linke tıklayarak direk olarak klasöre ulaşır ve dosyayı ilgili kişiye yönlendirebilir veya basabilir.
● Birden fazla lokasyonda bulunan makinelere(örneğin farklı oteller veya departmanlar) farklı klasörler tanımlanarak, gelen faksların genel faks klasörünün altında farklı klasörlerde saklanması sağlanabilir. Böylece farklı lokasyonların gelen faksları kolayca takip edilebilir.
● Gelen fakslar klasöre TIFF veya PDF formatlarında kayıt edilebilir.
● Büyük bir faks yazılımı yatırımı yapmadan dağınık lokasyonlardaki faks cihazlarına gelen faks mesajlarının kontrolünü sağlar. Kullanılan cihazlar zaten çok fonksiyonlu olduklarından ve bu özelliği standart olarak sağladıkları için ek bir yatırım yapılmasını gerektirmez.
LAN-FAX
● Kullanıcıların bilgisayar ortamında oluşturdukları her türlü dokümanı baskı almaksızın ilgili cihaz üzerinden ve yerlerinden kalmadan faks yolu ile göndermesini sağlar.
● Bu sayede; gönderilecek faksların basılmamasından dolayı büyük bir çıktı maliyeti avantajı ayrıca kullanıcıların yerlerinden kalkmaması nedeni ile zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanır.
● Her kullanıcı gönderilen faksın başarı ile karşı tarafa ulaştırıldığına veya ulaştırılamadığına dair bir onay mail alır. Bu mailde tarih,saat vegönderilen faksın TIFF formatında bir kopyası bulunur. Bu sayede kullanıcılar yine yerlerinden kalmadan onay raporlarını almış ve saklamış olurlar. Gerektiğinde karşı tarafa bu onay raporu gönderilerek, faksın gittiği ispatlanabilir.
CİHAZ GÜVENLİĞİ
Gestetner markalı ürünlerimizde IT departmanı tarafından yönetilebilen 4 değişik yönetici kontrolü bulunur.
● Makine Yöneticisi: Bu yönetici sadece makinenin kaset seçimi,fonksiyon önceliği gibi sadece makineye ait ayarları değiştirebilir.
● Network Yöneticisi: Bu yönetici sadece IP adresi, subnet mask, gateway gibi network ayarlarını değiştirebilir.
● Kullanıcı Yöneticisi: Bu yönetici sadece makine üzerinde kullanıcı tanımlayıp haklarını yönetebilir.
● Administrator(Supervisor): Bu en üst düzey yönetici hem yöneticileri atar hem de tüm işlemler konusunda yetkilidir
Yönetici uygulaması çok kullanıcılı kurumlarda rastgele çalışanların makine ayarlarını değiştirerek makinelerin çalışamaz hale gelmesini ve IT departmanı üzerindeki bu problemlerden dolayı oluşacak gereksiz yükü engeller.
TOPLU CİHAZ YÖNETİMİ
Gestetner markalı cihazlarımız dağınık network yapılarında merkezi olarak kolayca yönetilmek üzere dizayn edilmiştir. Cihazlarımız bedelsiz olarak sağlanan yazılımlar vasıtası ile "KOLAYCA","ZAHMETSİZ" olarak izlenip, yönetilebilmektedir.
Bedelsiz olarak sağlanan WEB SMART DEVICE MONITOR ve SMART DEVICE MONITOR FOR ADMIN yazılımları ile cihazların;
● Tüm arızaları ve arızaların nitelikleri
● Sarf malzeme tüketimleri ve sarf malzeme doluluk durumları
● Detaylı sayaç durumları ve raporlamaları
● Cihazların adres kitaplarının güncellenmesi
● Cihaz ayarlarının değiştirilmesi
● Cihazlarda oluşan problemlerin, problemin çeşidine göre farklı birimlere bildirilmesi
● Cihazlarda toplu ayar değişikliklerinin yapılması
gibi bir çok işlem dağınık lokasyonlarda olsalar dahi cihazların yanlarına hiç gidilmeden kolayca yapılabilmektedir.